TodoistとGoogleカレンダーで週間計画を立てると心地よい

しばらくWindowsマシンをメインに使っていたのでOutlookのToDoでタスク管理をしていました。その前はMacがメインだったのでOmniFocus。特にOmniFocusはMacとiOSでしか使えないので、それ以外の環境を混ぜているとなかなか難しい感じでした。

最近、またMacとiOSがメインになったのですが、Windows環境も引き続きあるし…ということで、タスク管理の仕組みについて考え直しました。

タスク管理の遍歴

いままでのタスク管理の遍歴は先ほども書いたとおりですが、今までで最も長く使っていたのはNozbeだったと思います。Nozbeは決して悪いアプリ、サービスではなく、いろいろな環境で使えますし、動作も安定しています。

でも、今回はちょっと目先を新しくしたかったのです。

時間が確保されていないタスク管理は意味がない

振り返ってみると、なんらかのツールを使ってタスク管理をするということの経験は長いし、それなりに活用してきたと思います。日々の仕事などで助けられることも多かった。

しかし、最近、特に仕事が多くなって、それも一つの仕事が大変というより、いろいろな仕事が混ざり合っていて、交通整理が大変という感じです。そんな感じでタスク管理ツールを使っていると、日々の作業がやたら多くて、結局その日のうちにこなし切れなくて、翌日に延ばす。その翌日も同様で、また延ばすということが常習化して、タスク管理ツールの意味があまりないというか、せいぜい備忘録程度にしかならなかったのです。そうすると、タスク管理ツールを使う気持ちも薄れてますよね。

この問題は、1つ1つのタスクにかかる時間を考慮しないまま、「この日のうちにできたらいいな」という希望的観測でタスクに期限(やる日)を設定してしまうことによって起きています。

タスクをカレンダーに組み込んで時間をブロックする

だとすれば、タスクに期限を設定する際に、その作業に何時間かかるのか、その日にそれだけの空き時間があるのかを確認する必要があります。

もちろん、カレンダーにはタスク以外に決まったスケジュール(アポイントメントなど)も設定されていますから、それと同じ時間に重ねるわけにも行きません。

そうして、タスクをこなすためにかかる時間をカレンダー上できちんとブロックすることが重要なのだと思います。

いつやっても良いタスクは別

ちなみに、タスクにはいつやっても良いタスクとか、隙間時間にできれば良いタスクもあります。そうしたものは、時間をブロックする必要はなく、ちょっとした空き時間、例えば電車やバスの中とか、今ひとつやる気が出ない時間などにこなせば良いのです。


Todoistでタスク分割と日の割り当て

こうしたタスク管理を実現するために、どのようにツールを使えば良いでしょうか。

私はまずタスクをすべてTodoistに登録するようにしていますから、それを今まで同様な方法で期限をつけます。この段階では、あまりタスクにかかる時間、その日の空き時間のことは考慮していません。(もちろん、時間を考慮したタスク管理に慣れてきたら、適当な期限設定でも精度が上がるかと思います。)

Googleカレンダーで時間調整

これで終わりなら、今まで何も違いはないのですが、TodoistにはGoogleカレンダーとの相互同期機能があります。Todoistで期日を設定すれば、Googleカレンダーのその日に全日の予定として表示されるようになります。

ここで、初めてタスクにかかる時間、その日の空き時間を考慮します。Googleカレンダー上で考えるので、アポイントメントなども考慮できます。そして、きちんとその日の何時から何時までにやるのかという時間の設定を行います。

この作業は、あぁやっぱりこの日にはタスクをこなせないな…という現実を見せられるので、ある意味で辛い作業です。でも、それが現実なので、どうすればタスクをこなせるか地に足のついた形で考えることができます。そう考えれば前向きになれますし、これならちゃんとできる!という気持ちになれます。

ここで日を変えるのもアリ

もちろん、この段階でTodoistで設定した期日にはタスクがこなせないことが分かり、別の日に変えることもあります。それはそれで良いのです。もちろん、TodoistとGoogleカレンダーは相互同期なので、Todoistの期日にもきちんと反映されています。

TodoistとGoogleカレンダーの組み合わせによるタスク管理は、少なくともツールの操作としては心地よくできます。あとは、きちんと実行に移して、タスクをつつがなくこなしていくことです。その状況については、また日を改めてここに書ければと思います。

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