タスク管理をしていますか?

人の仕事のやり方をいろいろ見ていると、案外タスク管理をやっていない人が多いのかなと思ったので。

まず、タスク管理とは何でしょうか。
それは、スケジュール管理とは違うのでしょうか。

はい、スケジュール管理とタスク管理は別物です。
だから、いくらGoogleカレンダーを使いこなしていても、タスク管理をやっていることにはなりません。
(GoogleカレンダーでもGoogleタスクというタスク管理ツールがおまけのように付いているので、それも使っていればタスク管理をやっていないことにはなりませんが、機能は貧弱だし、あんまり使っている人を見たことがないし・・・)

Task Lists
Task Lists / J Dueck

タスクとは、明確に何年何月何日の何時から何時までという日時が決まっているわけではないけれども、いついつまでにやらないといけないといった決まり(期限)があること(仕事・作業)です。場合によっては、特にいつまでという期限がないけれども、いつかやりたいといったこともタスクとすることもあります。
(逆に、明確に日時が決まっている仕事・作業はスケジュールです。)

営業の仕事をしている人のように顧客との打ち合わせこそが仕事といった場合は、タスクよりもスケジュールの方が多いと思いますが、スケジュールよりもタスクが多い人も相当数いると思います。私がやっているシステムエンジニアの仕事だと、明らかにタスクの方が多いです。

タスク管理の肝要は、以下のとおりです。

  • 自分のタスクを明確にリストアップすること
  • リストアップしたタスクをやるべきことと、そうでもないことに分けること
  • やるべきことに分類されたタスクに期限をつけること
  • 期限の付いたタスクをカレンダーに展開すること
  • タスクの実行状況をウォッチすること

これはGTD(Getting Things Done)というタスク管理の考え方を簡略化したようなものですから、詳しく知りたい人はGTDについて調べてみるとか、本を読むとかしてください。

この中でも重要なのは、タスクのリストアップと、カレンダーへの展開だと思います。
タスクのリストアップをとことんやる(GTDでは収集と言います)ことにより、自分がかかえている仕事や不安なことの総量が分かるので、すっきりするという効果があります。
期限の付いたタスクをカレンダーに展開することにより、日々の作業量を調整したり、スケジュールとの衝突を防ぐことが出来ます。カレンダーに展開するタスクは期限を付けるだけでなく、おおよその作業時間の見積りをつけると良いでしょう。

そして、最後に忘れてはいけないのは、タスクの実行状況をウォッチすること。GTDではレビューと言いますが、これをやる習慣をつけないと、タスク管理そのものを止めてしまうことになりかねないので、要注意です。

タスク管理の概要については以上ですが、では具体的にどのような仕組みでやっていけば良いのでしょうか。
フランクリンプランナーのような手帳では、そのための仕組みが組み込まれていますので、それを実行すれば良いでしょう。
iPhoneやAndroidといったスマートフォンを活用する向きには、タスク管理のためのツールがいろいろ提供されています。当ブログのタスク管理ツール頂上決戦もご参考にどうぞ。

この記事を書いた人

井上 研一

経済産業省推進資格ITコーディネータ/ITエンジニア/ブロガー。
井上研一事務所代表、株式会社ビビンコ代表取締役、一般社団法人ITC-Pro東京理事。
北九州市出身、横浜市在住。 AIやIoTに強いITコーディネータとして活動中。著書に「初めてのWatson」、「ワトソンで体感する人工知能」など。セミナーや研修講師での登壇も多数。

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