OfficeとメールはMicrosoftとGoogleのどちらを使うか？（もしくは併用するか？）

弊社（株式会社ビビンコ）も1人法人の域を少し超えてくるようになりました。会社で仕事をするにはなんだかんだとOfficeスイートは必要だし、独自ドメインのメールアドレスも必要です。予定表も必要でしょう。
Officeスイートとメール・予定表を使うとなると、MicrosoftかGoogleかどちらかを使うのがオーソドックス。でも、「どちらか」ではなくて「どちらも」必要になってくるのが最近の事情かと思います。

なぜ「どちらも」かというと、仕事たるもの、その相手となるお客様や、コラボレーション相手がいるからです。こちらがGoogleのサービスで固めていたとしても、オフィス文書はWordやExcel、PowerPointが求められることがあります。だったらMicrosoftで固めれば良いわけですが、そうするとGoogle Spreadsheetのシートを共同編集しましょうと持ちかけられたりもする。Googleドライブのフォルダを共有しましょうということもあります。

Google SpreadsheetやGoogleドライブなら、個人のgmail.comアカウントでも良いではないかという話もあるのですが、やっぱり会社の仕事ですから、会社のドメインを使いたいわけです。

Microsoft 365

Microsoft 365の落とし穴

気にならない人も多いと思うのですが、Outlook（Webメールの方）ではMicrosoft 365で発行されたメールアドレスしか使うことができません。外部のメールアドレスをPOPやIMAPで見ることも出来ませんし、メールのFROMアドレスとして送信することもできません。
Gmailだと（Google Workspaceでも）簡単にできることで、仕事の関係で外部のメールアドレスを使ったメールの送受信をする場合に重宝するのですが、Outlookではそれができないわけです。もちろん、デスクトップアプリのOutlookでは可能ですし、他のメールクライアント（SparkとかThunderbird）を使ってMicrosoft 365のメールアドレスと、その他のメールアドレスの両方をまとめてみれば良いのですが･･･。

Google Workspace

Essentialsエディション

ドメインでGoogle Workspace Businessエディションでの契約がない場合は、Essentialsエディションを使うという方法もあります（上表で説明したのがBusinessエディションの各プランです）。Essentails Starterは無料です。
Google Workspaceのメールは使用できませんが、それ以外のサービスはだいたい使用可能です。既にBusinessエディションで使用しているドメインは、Essentialsエディションにダウングレードすることはできないので注意が必要です。

Google Workspaceの落とし穴

1つのドメインでGoogle Workspaceのプランを混在させることはできません。例えば、1つの会社の中でGoogle Workspaceをガッツリ使っている人はStandardやPlusを契約し、そうでない人はStarterにするといったことができないわけです。誰かがStandardやPlusを使いたければ、社員全員がそれと同じプランになります。
Microsoft 365では、それは可能です。

MicrosoftのOfficeが使いたい場合の組み合わせ

最安を選ぶ

GoogleのOfficeが不要であれば、メールはMicrosoft 365を使うのが一番です。GoogleのOfficeを使う際は個人アカウントを使うか、Essentailsエディションが使えるならば無料のEssentails Starterが最良でしょう。

GoogleのOfficeやGmailも必要な場合

GoogleのOfficeが必要なら、メールもGoogleにして、Microsoftの方はApps for Businessにします。この場合、使用できるストレージ容量がMicrosoftのApps for Businessは1TB、GoogleのBusiness Starterは30GBなので、基本的にはOneDriveを使いつつ、必要に応じてGoogleドライブも使うという使い分けが必要になります。また、上記のようにMicrosoft 365のOutlook（Webメール）は機能が貧弱なため、メールはGoogle WorkspaceのGmailを使った方が便利です（ストレージが30GBという点だけが注意）。

Googleのストレージに余裕が必要な場合

メールはGmailを使いつつ、ストレージが30GBだと心許ない場合は、Business Standardにアップグレードする必要があります。Googleの方のストレージが2TBになるので、メールだけでなくGoogleドライブを使っても何ら不便はなくなります。

Power AppsやPower Automateが必要な場合

Microsoft 365の一部プランでは、ノーコード開発ツールであるPower Appsや、クラウドでの業務自動化ツールのPower Automateの機能が一部使えるものがあります。それも必要な場合は、Business Standardがオススメ。
Microsft 365のBusiness Standardを契約すると、メールも使えるようになりますが、Google Workspaceの契約もあるのでGmailを使った方が便利です。

ちなみに、RPAツールのPower Automate Desktopを組織で使いたい（クラウドからデスクトップRPAを管理する等）場合は、Business Premiumの方が良いということなりますが、単にRPAが使いたいだけならWindows 11ユーザーはPower Automate Desktopが使える（クラウドからの管理を除く）ので、Business Premiumまでは必要ないかもしれません。

弊社の場合

と、いろいろ比較してみたわけですが、弊社はGoogleはBusiness Starter、MicrosoftはApps for Businessという組み合わせにすることにしました。
ただ、社長（私）だけはPower AppsやPower Automateの検証作業等が必要なため、Business Premiumにしています。