OfficeとメールはMicrosoftとGoogleのどちらを使うか?(もしくは併用するか?)

弊社(株式会社ビビンコ)も1人法人の域を少し超えてくるようになりました。会社で仕事をするにはなんだかんだとOfficeスイートは必要だし、独自ドメインのメールアドレスも必要です。予定表も必要でしょう。
Officeスイートとメール・予定表を使うとなると、MicrosoftかGoogleかどちらかを使うのがオーソドックス。でも、「どちらか」ではなくて「どちらも」必要になってくるのが最近の事情かと思います。

なぜ「どちらも」かというと、仕事たるもの、その相手となるお客様や、コラボレーション相手がいるからです。こちらがGoogleのサービスで固めていたとしても、オフィス文書はWordやExcel、PowerPointが求められることがあります。だったらMicrosoftで固めれば良いわけですが、そうするとGoogle Spreadsheetのシートを共同編集しましょうと持ちかけられたりもする。Googleドライブのフォルダを共有しましょうということもあります。

Google SpreadsheetやGoogleドライブなら、個人のgmail.comアカウントでも良いではないかという話もあるのですが、やっぱり会社の仕事ですから、会社のドメインを使いたいわけです。

Microsoft 365

プラン 年額料金 Office メール ストレージ PowerPlatform
Business Basic 7,800円 Webのみ 1TB Apps, Automate(クラウド)
Apps for Business 10,800円 × 1TB ×
Business Standard 16,320円 1TB Apps, Automate(クラウド)
Business Premium 28,680円 1TB Apps, Automate

Microsoft 365の落とし穴

気にならない人も多いと思うのですが、Outlook(Webメールの方)ではMicrosoft 365で発行されたメールアドレスしか使うことができません。外部のメールアドレスをPOPやIMAPで見ることも出来ませんし、メールのFROMアドレスとして送信することもできません。
Gmailだと(Google Workspaceでも)簡単にできることで、仕事の関係で外部のメールアドレスを使ったメールの送受信をする場合に重宝するのですが、Outlookではそれができないわけです。もちろん、デスクトップアプリのOutlookでは可能ですし、他のメールクライアント(SparkとかThunderbird)を使ってMicrosoft 365のメールアドレスと、その他のメールアドレスの両方をまとめてみれば良いのですが・・・。

Google Workspace

プラン 年額料金 Office メール ストレージ
Business Starter 8,160円 30GB
Business Standard 16,320円 2TB
Business Plus 24,480円 5TB

Essentialsエディション

ドメインでGoogle Workspace Businessエディションでの契約がない場合は、Essentialsエディションを使うという方法もあります(上表で説明したのがBusinessエディションの各プランです)。Essentails Starterは無料です。
Google Workspaceのメールは使用できませんが、それ以外のサービスはだいたい使用可能です。既にBusinessエディションで使用しているドメインは、Essentialsエディションにダウングレードすることはできないので注意が必要です。

Google Workspaceの落とし穴

1つのドメインでGoogle Workspaceのプランを混在させることはできません。例えば、1つの会社の中でGoogle Workspaceをガッツリ使っている人はStandardやPlusを契約し、そうでない人はStarterにするといったことができないわけです。誰かがStandardやPlusを使いたければ、社員全員がそれと同じプランになります。
Microsoft 365では、それは可能です。

MicrosoftのOfficeが使いたい場合の組み合わせ

最安を選ぶ

GoogleのOfficeが不要であれば、メールはMicrosoft 365を使うのが一番です。GoogleのOfficeを使う際は個人アカウントを使うか、Essentailsエディションが使えるならば無料のEssentails Starterが最良でしょう。

ブランド プラン 年額料金 Office メール
Microsoft Business Standard 16,320円
合計 16,320円

GoogleのOfficeやGmailも必要な場合

GoogleのOfficeが必要なら、メールもGoogleにして、Microsoftの方はApps for Businessにします。この場合、使用できるストレージ容量がMicrosoftのApps for Businessは1TB、GoogleのBusiness Starterは30GBなので、基本的にはOneDriveを使いつつ、必要に応じてGoogleドライブも使うという使い分けが必要になります。また、上記のようにMicrosoft 365のOutlook(Webメール)は機能が貧弱なため、メールはGoogle WorkspaceのGmailを使った方が便利です(ストレージが30GBという点だけが注意)。

ブランド プラン 年額料金 Office メール
Microsoft Apps for Business 10,800円 ×
Google Business Starter 8,160円
合計 18,960円

Googleのストレージに余裕が必要な場合

メールはGmailを使いつつ、ストレージが30GBだと心許ない場合は、Business Standardにアップグレードする必要があります。Googleの方のストレージが2TBになるので、メールだけでなくGoogleドライブを使っても何ら不便はなくなります。

ブランド プラン 年額料金 Office メール
Microsoft Apps for Business 10,800円 ×
Google Business Standard 16,320円
合計 27,120円

Power AppsやPower Automateが必要な場合

Microsoft 365の一部プランでは、ノーコード開発ツールであるPower Appsや、クラウドでの業務自動化ツールのPower Automateの機能が一部使えるものがあります。それも必要な場合は、Business Standardがオススメ。
Microsft 365のBusiness Standardを契約すると、メールも使えるようになりますが、Google Workspaceの契約もあるのでGmailを使った方が便利です。

ちなみに、RPAツールのPower Automate Desktopを組織で使いたい(クラウドからデスクトップRPAを管理する等)場合は、Business Premiumの方が良いということなりますが、単にRPAが使いたいだけならWindows 11ユーザーはPower Automate Desktopが使える(クラウドからの管理を除く)ので、Business Premiumまでは必要ないかもしれません。

ブランド プラン 年額料金 Office メール
Microsoft Business Standard 16,320円
Google Business Standard 16,320円
合計 32,640円

弊社の場合

と、いろいろ比較してみたわけですが、弊社はGoogleはBusiness Starter、MicrosoftはApps for Businessという組み合わせにすることにしました。
ただ、社長(私)だけはPower AppsやPower Automateの検証作業等が必要なため、Business Premiumにしています。

この記事を書いた人

井上 研一

株式会社ビビンコ代表取締役、ITエンジニア/経済産業省推進資格ITコーディネータ。AI・IoTに強いITコーディネータとして活動。画像認識モデルを活用したアプリや、生成AIを業務に組み込むためのサービス「Gen2Go」の開発などを行っている。近著に「使ってわかった AWSのAI」、「ワトソンで体感する人工知能」。日本全国でセミナー・研修講師としての登壇も多数。